I problemi ci sono sempre stati e sempre ci saranno e se vuoi che il tuo progetto abbia successo, devi disporre di un piano per rispondere in modo rapido ed efficace a “qualsiasi” problema che si presenti prima, durante e, in alcuni casi, anche dopo il tuo progetto. La gestione dei rischi di progetto, che si materializzano in problemi con impatti reali, fa parte di un processo di gestione dei problemi che ogni organizzazione deve avere e mantenere aggiornato.

Che cos’è la gestione dei problemi?
I problemi sono tutto ciò che si presenta, nel corso del progetto, con un impatto sul piano del progetto stesso. I problemi potrebbero essere rischi definiti in precedenza o, talvolta, in situazioni non previste in alcun modo. Quello che va evitato è ciò che alcuni definisco  “amnesie collettive di progetto” in cui i problemi emergono, vengono anche sollevati ma restano irrisolti. Questo è pericoloso perché i problemi irrisolti hanno un modo divertente di riemergere e di solito creano anche danni, di progetto, importanti.

La gestione dei problemi in un progetto inizia con la definizione di un piano che definisce le attività e le regole dell’organizzazione per gestire e controllare i problemi che sorgono durante un progetto.

Tipologie di problemi del progetto
Sembra scontato ma la prima cosa da fare per la gestione dei problemi è identificarli. Ci possono problemi di varia natura e, per semplificare, possiamo dire che la maggior parte di essi rientra in queste quattro macro categorie.

  1. Problema importante:un problema che potrebbe impedire il progresso o il completamento con successo del progetto e pertanto richiede un’attenzione immediata.
  2. Opportunità:non tutti i problemi sono problemi!” Alcune situazioni problematiche possono senz’altro offrire opportunità impreviste.
  3. Preoccupazione:non è ancora un problema importante ma potrebbe diventarlo per cui è qualcosa di cui bisogna essere consapevoli perché potrebbe trasformarsi in qualcosa che richiede attenzione.
  4. Situazione:è un potenziale problema o preoccupazione ma si sviluppa da un punto di vista situazionale.

Alcuni esempi di questi problemi riguardano con le risorse di progetto, i fornitori, questioni tecniche di prodotto, complicazioni logistiche, carenze o ritardi di materie prime, problemi finanziari del clienti etc.

8 modi per gestire i problemi al meglio
C’è molto da dire e da sapere riguardo la gestione dei problemi. Ogni PM dovrebbe occuparsene e essere preparato al riguardo. A differenza del rischio, che ha delle probabilità di accadimento, un problema non è potenziale ma attuale: ciò che accade “qui e ora”. Ricordate però che un problema che non richiede un intervento probabilmente non è un problema

Sulla base della mia esperienza nella gestione di progetti e programmi, ammetto di aver incontrato project manager che avevano difficoltà a comprendere la differenza tra rischi e problemi. Tale scenario ha un forte impatto sul progetto e sugli stakeholder, poiché le risposte ai rischi e alle problematiche differiscono in maniera importante.

Indubbiamente tra rischi e problemi vi è una profonda connessione ma la differenza fondamentale è che un “problema” si è già verificato e un “rischio” è un potenziale problema che può verificarsi o meno e può avere un impatto positivo o negativo sul progetto.
Per i rischi viene preparato in anticipo un piano di individuazione gestione e mitigazione per i rischi. Per tutti i problemi invece occorre avere un piano di gestione operativo degli stessi e agire per risolverli. Un Problema, tra le altre cose può  generare altri rischi.

Rischi si parla al futuro e in termini possibilistici. Problemi si parla al passato o al presente e in termini definitivi.

I problemi sono tutto ciò che si presenta nel corso del progetto per avere un impatto sul piano. Quello che ogni PM dovrebbe evitare è una forma di amnesia collettiva all’interno del progetto in cui i problemi emergono e non vengono mai risolti. (I problemi hanno un modo divertente di riemergere quando non vengono risolti.)

La maggior parte dei software di project management, rischi e problemi vengono gestiti in maniera integrata ovvero un rischio può diventare un problema e un problema può generare altri casi di rischio.

La gestione dei problemi prevede un processo e un piano per implementare la strategia di risposta agli stessi. Questo approccio ti aiuterà ad avere un metodo per controllare i problemi man mano che si presenteranno nel tuo progetto.

  1. Crea un piano

Il piano di gestione dei problemi definisce e documenta le attività, i ruoli e le responsabilità relativi a identificazione, valutazione, assegnazione, risoluzione e controllo dei problemi del progetto.

I problemi sono definiti come eventi relativi al progetto non pianificati che sono accaduti e richiedono un’azione di gestione del progetto. Inoltre, questo piano documenta le decisioni, definisce i proprietari delle decisioni e tiene traccia dell’attuazione delle decisioni chiave prese.

Le decisioni possono essere prese in riunioni del comitato direttivo del progetto (PSC) e altre riunioni.

Gli obiettivi di questo documento sono:

  • per delineare il problema e il processo di gestione della decisione da utilizzare per il progetto;
  • Identificare i ruoli e le responsabilità relativi al problema e alla gestione della decisione;
  • Specificare la metodologia, le norme, gli strumenti e le tecniche utilizzate per supportare il problema e la gestione della decisione.

Avere un processo di gestione dei problemi aiuta il Project Manager (PM) per valutare e agire su questioni che hanno un impatto potenziale sullo scopo del progetto, tempo, costi, qualità, rischio o soddisfazione delle parti interessate.

  1. Crea un Registro

Le decisioni che vengono prese in relazione alla gestione dei problemi vanno poi registrate in un “registro decisionale”, che permette di tenere traccia delle decisioni e di chi le ha prese/autorizzate.

Un registro dei problemi viene utilizzato per documentare l’identificazione, la valutazione e l’assegnazione dei problemi e di tracciare tutto Decisioni chiave e azioni pianificate. Aiuta anche a tenere traccia di chi è responsabile della risoluzione di problemi specifici da una determinata scadenza. Porta visibilità e responsabilità su come sono attiva i problemi e garantisce che sono correttamente gestiti e risolti.
Il registro serve anche per monitorare i progressi relativi alla risoluzione dei problemi da gestire. Scegliete quindi un tool che sia flessibile, condivisibile facilmente modificabile da chi è autorizzato a farlo.

Suggerimento: non dimenticare che puoi tenere traccia di tutti i tuoi problemi in vari modi anche con XLS (template di office) oppure usare il template di OPEN PM².

  1. Segnala prontamente

Il tempismo è importante. Come Project Manager fai in modo che tutti siano consapevoli dell’importanza di far presenti i problemi non appena insorgono prima che diventi troppo grandi per essere risolti o richiedano così tante risorse da provocare il fallimento del progetto. La comunicazione è fondamentale e i canali devono essere aperti per fornire tali informazioni alle persone giuste il più rapidamente possibile.
Ovviamente, a una pronta segnalazione deve corrispondere un pronto intervento.

  1. Utilizza e fai utilizzare il Registro

Assicurati che tutte le persone che operano all’interno del progetto sappiano chi può registrare i problemi e come poterlo fare. Se non c’è chi si occupa di registrare materialmente il problema all’interno del registro allora avere l’effetto “amnesia collettiva” di cui sopra.

  1. Assegna azioni

Ad ogni problema corrispondono una o più soluzioni da attuare e, di conseguenza, ci deve essere un “owner” di quelle azioni. Associa quindi ad ogni problema un nome così che sia definita chiaramente un responsabilità. I problemi vengono risolti solo quando c’è una chiara “proprietà della responsabilità”, qualcuno che ha il compito di identificare, tracciare e chiudere il problema.  La responsabilità è fondamentale nella gestione dei problemi.

  1. Monitora i progressi

Le persone assegnate ai vari task stanno seguendo le attività pianificate? Verifica  regolarmente l’andamento delle azioni stabilite per la risoluzione dei problemi e tieni aggiornato il team. E’ importante che tutti conoscano lo stato del problema per lavorare nel modo più efficiente.

  1. Valutare gli impatti

Valuta continuamente gli impatti dei problemi e definisci la scala per la gestione delle escalation e assicurati che le azioni intraprese vengano misurate in modo da non diventare inefficienti o sprecare risorse preziose nella gestione dei problemi.

  1. Approva la risoluzione

Assicurati che i problemi vengano ricontrollati dopo essere stati contrassegnati come risolti. Deve esserci qualcuno che gestisce il processo, in modo che possa controllare il lavoro e assicurarsi che sia in linea con il progetto generale e gli obiettivi strategici dell’organizzazione. Ad approvazione avvenuta chiudi il problema: diventerà patrimonio del “knowledge aziendale” e sarà utile per i progetti futuri. Tale KS avrà un valore duplice nelle organizzazioni: aumenterà la qualità durante le fasi di pre-sales e ridurrà i problemi durante la fase di pianificazione ed esecuzioni di progetti simili.

 

Circa l’autore: Mario Arcella si occupa da anni di Compliance e Project Management. Socio di diverse start-up e founder di FinData, una “Solution Company” che basa il valore di ciò che propone sui vantaggi che il cliente ottiene al termine dei progetti. Citazione preferita: “Tutte le cose sono difficili prima di diventare facili”.